Articles et exemplaires

Deux notions qu’il est important de bien distinguer : la fiche article et la fiche exemplaire.

La fiche article est la fiche d’identité générique d’un livre dans la base. Elle contient des informations telles que titre, auteur, collection, éditeur, couverture, etc. On crée une fiche article pour chaque édition ou réédition d’un livre au sein d’une collection différente. Par exemple, pour Le Prestige en Lunes d’Encre et Le Prestige chez Folio SF, il s’agit du même texte, mais dans deux collections différentes, on a donc deux fiches articles distinctes. Par contre, pour Le Prestige en Lunes d’Encre avec une illustration et Le Prestige en Lunes d’Encre avec l’affiche du film, il s’agit d’une réimpression du livre au sein de la même collection, donc même si l’illustration de couverture, la quatrième, voire l’ISBN sont différents, on n’a qu’une seule fiche. Seule exception : si le livre est réimprimé dans la même collection numérotée mais avec un numéro de collection différent, comme pour par exemple les Anticipation n° 1013 et Anticipation n° 1887 qui sont pourtant les mêmes textes.

La fiche exemplaire correspond à un exemplaire physiquement présent dans le stock de la librairie. Il contient des informations telles que la photographie du livre (pour les livres d’occasions), son poids, sa date d’arrivée en stock, son prix d’achat, son prix de vente, etc. A une fiche article peut correspondre plusieurs fiches exemplaires, mais une fiche exemplaire est toujours associée à une unique fiche article. Lorsqu’un exemplaire est vendu, il est marqué comme tel (on ajoute des informations comme la date de vente, le client qu’il l’a acheté, etc.) et n’apparaît plus sur le site public, mais est néanmoins toujours présent dans la base.

Le corolaire de tout ça est qu’une fois qu’on a créé une fiche, c’est pour de bon. Quand l’exemplaire est vendu, si on doit ajouter un nouvel exemplaire du même livre (arrivage d’occasion ou réassort en neuf), il n’est pas nécessaire de recréer une fiche, il suffit de la retrouver et d’y ajouter un nouvel exemplaire.

De la même façon, si les fiches articles sont partagées par toutes les librairies utilisatrices de Biblys, les fiches exemplaires, elles, sont propres à un magasin.